Analiza potrzeb szkoleniowych to proces przygotowania strategii rozwojowej pracowników tak by lepiej realizowali zadania korporacyjne. Jest to analiza luk kompetencyjnych pracownika, analiza potrzeb zespołu, analiza strategii przedsiębiorstwa...
W perspektywie krótkookresowej analiza potrzeb szkoleniowych pozwala na definiowanie luk kompetencyjnych, czyli różnicy między obecnym poziomem rozwoju pracowników, a poziomem pożądanym. Ponadto odpowiada na pytanie, jakie działania podjąć by zapewnić rozwój kompetencji zespołu.
W perspektywie długookresowej analiza potrzeb powinna definiować strategię personalną i potencjalne kierunki rozwoju firmy. Narzędzia do analizy potrzeb szkoleniowych powinny być dopasowane do sytuacji. Wybór metod zależy między innym od skali projektu szkoleniowego, dostępnych środków i grupy docelowej. Sztuką jest uzyskać dokładny obraz potrzeb przy minimalnym zaangażowaniu czasu i środków. Na wykresie poniżej znajduje się kilka popularnych metod badania potrzeb szkoleniowych. Najlepiej jest stosować kombinację kliku metod równocześnie.
1. Analiza potrzeb w oparciu o warsztat strategiczny dla wyższej kardy zarządzającej.
Celem warsztatu jest powiązanie strategii ekonomicznej przedsiębiorstwa z długofalową strategią personalną. Wyższa kadra zarządzająca wskazuje szanse i zagrożenia oraz możliwe kierunki rozwoju przedsiębiorstwa. Uczestnicy warsztatu oceniają określone zjawiska rynkowe, badają ich wpływ na przedsiębiorstwo i własny dział. (np. globalizacja, forsowanie rentowności, rozwój nowych technologii, ciągłe i coraz szybsze zmiany, szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji, itp.) Na tej podstawie wyznaczane są grupy strategicznych kompetencji dla każdego z pionów operacyjnych. Więcej o procesie?
2. Wywiady osobiste i grupy fokusowe.
Dużą zaletą tego procesu jest bezpośredni kontakt konsultanta z przyszłymi uczestnikami szkoleń. Podczas rozmowy, symulacji, testów możemy elastycznie reagować na sygnały płynące od uczestników i precyzyjnie badać ich potrzeby i poziom biegłości kompetencyjnej. Spotkania indywidualne lub grupy fokusowe pozwalają na definiowanie luk kompetencyjnych, czyli różnicy między obecnym poziomem rozwoju pracowników, a poziomem pożądanym.
Badania amerykańskiego ośrodka badawczego Career development association1dowodzą, że zaledwie 24 % menedżerów średniego szczebla i 16% menedżerów wyższego szczebla szczerze i trafnie diagnozuje swoje braki kompetencyjne. Okazuje się, że pracownicy nie potrafią diagnozować swojego własnego poziomu rozwoju, a tym bardziej osadzić go w strategii rozwojowej przedsiębiorstwa. Określenie poziomu kompetencji podległych ludzi jest zadaniem jeszcze trudniejszym. Ponadto dla wielu pracowników otwarte mówienie o swoich potrzebach szkoleniowych jest postrzegane jako przyznanie braku kompetencji.
W badaniu Career development association1 pracownicy twierdzą, że sami nie mają potrzeb szkoleniowych/rozwojowych 67% badanych, natomiast widzą takie potrzeby u swoich kolegów. Aż 86 % badanych uważa, że zespół kierowniczy ma nieujawnione potrzeby rozwojowe i braki.
3. Analiza potrzeb szkoleniowych oparta wyniki ocen okresowych.
Jest to rozwiązanie bardzo dobre z punktu widzenia zarówno organizacji jak i pracownika. Oceny okresowe mają dużą doniosłość dla obszarów zarządzania, premiowania, rozwoju, itp. Sam proces wymusza myślenie w kategoriach, jakie kompetencje musi mieć pracownik by lepiej realizował cele przedsiębiorstwa, czy mój zespół posiada właściwe kompetencje, co robić by lepiej rozwijać ludzi.
Obecnie większość firm posługuje się oprogramowaniem pozwalającym na zautomatyzowanie wielu żmudnych procesów i lepsze wykorzystanie wyników oceny. Najważniejsze to archiwizowanie wyników ocen, generowanie raportów, powiązanie wyników oceny z premiami, filtrowanie najlepszych pracowników, filtrowanie luk kompetencyjnych, statystyki, itp.
Dzięki temu dział personalny ma łatwo dostępne i precyzyjne informacje dotyczące potrzeb rozwojowych pracowników.
4. Ankietowe badanie potrzeb pracowników.
Analiza potrzeb szkoleniowych bazuje na ankietach wypełnianych przez pracowników. Zaletą takiej metody jest współtworzenie tematów szkoleń przez zespół oraz demokratyczny charakter badania. Niestety ankiety badają głównie opinie, a nie fakty. Ponadto pracownicy często podają tematy zupełnie nieprzydatne z punktu widzenia efektywności stanowiskowej.
5. Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o obserwacje na stanowisku pracy.
Zewnętrzny konsultant/trener pracuje z pracownikami w ich środowisku pracy. Jeśli grupą docelową są przedstawiciele handlowi trener wspólnie z nimi odwiedza klientów. Jeśli są to handlowcy pracujący telefonicznie trener obserwuje ich pracę w biurze i odsłuchuje nagrane rozmowy. Podczas obserwacji na stanowisku poznajemy handlowców, ich usposobienie i potrzeby, ale także klienta, rodzaj relacji na jakiej opiera się sprzedaż, stosunek klienta do produktu oraz prawdziwe możliwości usprawnienia sprzedaży.
6. Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o Mystery shopping.
Mystery shopping jako forma usprawniania organizacji sprzedaży jest niezastąpiona w centrach obsługi klienta, sklepach, biurach podróży i wielu innych punktach sprzedaży. Badanie mystery shopping mówi bardzo wiele o realnych potrzebach sprzedawców i działów obsługi klienta. Wynikiem obserwacji może być potrzeba podniesienia kompetencji, ale również rewitalizacja systemu obsługi klienta, zmiana systemu motywacyjnego i inne działania.
7. Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o development center.
Development Center jest dobrym narzędziem badania kompetencji kluczowych pracowników. Zaletą tej metody jest wszechstronność obserwacji. Zespół prowadzący ośrodek oceny konstruuje warunki zbliżone do warunków pracy i sprawdza zdolność uczestników do adaptacji w tych warunkach. Dzięki takiemu badaniu uzyskujemy informacje o poziomie rozwoju pożądanych kompetencji, poprzez sprawdzanie ich w różnych zadaniach. Diagnozujemy wzajemne interakcje osób badanych, dzięki czemu możemy zyskać informacje o ich relacjach, kompetencjach i potencjale rozwojowym.
8. Badanie satysfakcji klienta.
Jest to badanie, które nie dotyczy bezpośrednio kompetencji personelu, a raczej efektów pracy. Niemniej analizując spostrzeżenia, jakie przekazują klienci możemy wyciągnąć niezwykle cenne informacje.
Efekty
Jeżeli wynikiem Analizy Potrzeb Szkoleniowych jest propozycja szkoleń, to dobrze. Jeżeli efektem obserwacji jest potrzeba innego modelowania organizacji, systemu sprzedaży, wsparcie marketingowe, czy zmiana polityki cenowej, to też dobrze. Oczywiście najistotniejsze jest tu kryterium skuteczności podejmowanych działań. Czy wynikiem APS będzie szkolenie, zmiana systemu motywacyjnego, czy działania skierowane na pozyskanie przychylności klienta jest kwestią wtórną. Istotne jest by pieniądze inwestowane projekt przyniosły oczekiwany zwrot z kapitału. Czasem zysk ten nie wyraża się po stronie finansowej, ale zawsze dotyczy on wartości istotnych dla firmy. Czy będzie to wyższa motywacja pracowników, sprawniejsza komunikacja czy lepiej zarządzany dział w firmie.
