System ocen okresowych jest sformalizowanym procesem oceny i rozwoju pracownika. Największym atutem ocen okresowych jest możliwość wszechstronnego wykorzystania w motywowaniu, w planowaniu zatrudnienia, awansów, przeniesień pracowników na inne stanowiska, w planowaniu ścieżek kariery, w opracowywaniu programów szkoleniowych, a także w polityce wynagradzania i premiowania. Przy tym stosowanie ocen pracowniczych jest korzystne zarówno dla firm, jak i dla samych zatrudnionych. Ocenianie wpływa na lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, poprawia komunikację między przełożonym i pracownikiem, daje pracownikom feedback dotyczący ich pracy, wymagań przełożonych, możliwości rozwoju, itp.
W zależności od specyfiki organizacji system ocen okresowych może przybierać różne kształty i różny stopień skomplikowania. Powszechną praktyką jest powiązanie SOP z profilami kompetencyjnymi, z systemem premiowanie i wynagradzania, z planowaniem ścieżek kariery, z analizą potrzeb szkoleniowych. Naturalnie organizacja sama powinna sobie odpowiedzieć jakie procesy są jej potrzebne a jakie zbędne.
Jaki system ocen wybrać?
1. Na rynku spotykamy bardzo uproszczone i łatwe w użyciu rozwiązania jak również szczegółowe i rozbudowane procesy. Trudno jednoznacznie odpowiedzieć który SOP jest lepszy, bowiem wybór zależy od kultury organizacyjnej, rodzaju pracowników, branży, celów, itp.. Częstą praktyką jest opieranie ocen pracowniczych o kompetencje. (zobacz temat: profile kompetencyjne) Rozwiązanie to jest szczególnie godne polecenia, jeśli planujemy wdrożyć model zarządzania kompetencjami i spójną politykę HR w zakresie rekrutacji, rozwoju czy oceny.
2. Ocena powinna się odnosić do tych aspektów naszej pracy, które zostały ocenione jako istotne z punktu widzenia efektywności stanowiskowej. Możemy oceniać kompetencje, poziom realizacji celów, realizację targetów, itp. Kryteria oceny informują pracownika o oczekiwaniach względem jego pracy, jakie są najbardziej pożądane kompetencje, a jakie mają niewielkie znaczenie dla wykonywanej pracy. Np. brak wybitnych zdolności komunikacyjnych nie przekreśla analityka finansowego, podczas gdy doradca klienta musi być komunikacyjnie sprawny. Kryteria oceny muszą być precyzyjne i łatwe do zaobserwowania lub mierzenia. Zmniejsza to szansę niesprawiedliwej oceny (np. nie lubię ludzi, którzy robią błędy ortograficzne).
3. Zaangażowanie pracowników we wdrażanie Systemu Ocen Okresowych jest ważne. Dobrą praktyką jest powołanie zespołu projektowego, który jest odpowiedzialny za sprawny przebieg procesu oraz współtworzenie systemu oceny. Zespół projektowy wybiera kryteria oceny, kompetencje, dzieli stanowiska na grupy, słowem tworzy system.SOP powołany siłami pracowników spotyka mniejszy opór załogi oraz jest lepiej dopasowany do potrzeb organizacji.
4. Wdrażając system ocen dbamy o przejrzystą komunikację wewnętrzną. Podczas całego projektu komunikujemy cele, oczekiwania, etapy pracy, itp. Ważne żeby prace nad projektem były jawne, a pracownicy mogli na bieżąco rozwiewać obawy i wątpliwości.
5. System ocen pracowniczych powiązany jest z innymi narzędziami zarządzania. Pracownicy wiedzą, że ocena ma sens i będzie miała przełożenie na konkretne działania w przyszłości (rozwój, szkolenia, ścieżki rozwoju) lub konkretne korzyści finansowe(premie).
6. Powiązanie z narzędziami informatycznymi. Programy informatyczne do zarządzania SOP rewolucjonizują efektywność procesu z punktu widzenia HR. Ocena ma sens wyłącznie wtedy gdy niesie konsekwencje (szkolenia, awanse, premie, zwolnienia). Niestety przetwarzanie kilkuset ankiet w wersji papierowej jest zadaniem nie tylko nudnym, ale też szalenie czasochłonnym. W praktyce użyteczne raporty i wnioski rzadko powstają. Nasza aplikacja wpływa na lepszy przebieg rozmowy oceniającej(obie strony mają podgląd wyników przed przystąpieniem do spotkania i mogą się lepiej przygotować), oszczędza czas pracowników poprzez zautomatyzowanie procesu(w skali przedsiębiorstwa są to setki godzin oszczędności), generuje użyteczne raporty dla pracowników HR ale też dla przełożonych, pozwala na łatwe wyszukiwanie pracowników o pożądanych kompetencjach na wakujące stanowiska, i wiele innych.
System ocen okresowych jest narzędziem niezbędnym do sprawnego funkcjonowania wielu innych nowoczesnych procesów personalnych. Ponadto wdrożenie systemu niesie ze sobą wiele korzyści dla organizacji, dla kierowników i dla ocenianych pracowników.
Korzyści dla firmy
- Lepsze wykorzystanie potencjału pracowników
- Diagnozowanie kompetencji pracowników i lepsze przydzielanie zadań
- Skuteczniejsza polityka awansów, przesunięć w ramach organizacji
- Wychwytywanie i zatrzymanie pracowników o wysokim potencjale
- Planowanie rozwoju pracowników i podnoszenie motywacji
- Usprawnianie komunikacji między menedżerami i podwładnymi
- Stworzenie bazy dla innych procesów zarządzania zasobami ludzkimi
- Zmniejszenie fluktuacji pracowników
Korzyści dla menedżerów
- Usprawnienie komunikacji między kierownikiem a pracownikami
- Zbieranie informacji na temat swoich podwładnych, ich planów zawodowych, preferencji i oczekiwań
- Poznanie przyczyn problemów pracowników, konfliktów oraz innych barier, a także możliwość wprowadzenia natychmiastowych środków zaradczych
- Naturalna sytuacja wspomagająca motywowanie pracowników
- Precyzyjne określanie potrzeb i planów rozwojowych poszczególnych pracowników.
- Możliwość przeciwdziałania sytuacjom kryzysowym(zmiana pracy, wypalenie zawodowe, itp)
Korzyści dla pracowników podlegających ocenie
- Otrzymywanie cyklicznej informacji zwrotnej dotyczącej własnej pracy, silnych stron i potencjalnych obszarów rozwojowych
- Wspólne z kierownikiem określenie własnego potencjału rozwojowego
- Wsparcie planowania własnej kariery
- Podniesienie samooceny i zwiększenie motywacji
- Poprawa komunikacji z przełożonymi
- Większe zadowolenie z pracy dzięki lepiej dopasowanym zadaniom
